Wiosenne Spotkania Archiwalne

Cykl konferencji pod nazwą „Wiosenne Spotkania Archiwalne” został zainicjowany w 2007 r. przez zespół badaczy kierowany przez prof. Halinę Robótkę i związany z ówczesnym Zakładem Zarządzania Dokumentacji i Informacji Archiwalnej. Pierwsze sympozjum zorganizowano 20 i 21 kwietnia, i poświęcono prawu archiwalnemu. Kwestia niedostatków tej sfery dziedziny archiwalnej wydawała się wówczas jedną z najpoważniejszych, a toruńska konferencja miła dać szansę nie tylko na wymianę doświadczeń między archiwistami państw Europy Środkowo-Wschodniej, ale także stać się okazją do szukania inspiracji dla modernizacji polskiego prawa archiwalnego. W organizację przedsięwzięcia – oprócz zespołu prof. Robótki – zaangażowały się także toruński oddział Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, Polskie Towarzystwo Historyczne oraz Instytut Pamięci Narodowej.

Także dziś inspiracją dla problemów podejmowanych w czasie WSA jest rzeczywistość kancelaryjna i archiwalna. Dzięki temu w czasie dotychczasowych spotkań dyskutowano m.in. o public relations w archiwach, standardach edukacji archiwistów oraz dokumentacji elektronicznej w praktyce polskich aktotwórców i archiwów.

Lista dotyczasowych Spotkań

I. Prawo archiwalne. Stan aktualny i perspektywy zamian
Toruń, 20 i 21 IV 2007 r.

Sprawozdania z konferencji: Jabłońska, Marlena. „Wiosna archiwalna w Toruniu. Międzynarodowa konferencja «Prawo archiwalne. Stan obecny i perspektywy zmian»”. Archiwista Polski 12, nr 2 (2007): 115–8 oraz Zabrocka-Jędrzejczyk, Agata. „Konferencja międzynarodowa «Prawo Archiwalne. Stan obecny i perspektywy zmian». Toruń 20–21 kwietnia 2007 r.” Przegląd Archiwalny Instytutu Pamięci Narodowej 1 (2008): 306–9.

II. Public relations w archiwach
Toruń, 9 i 10 maja 2008 r.

Sprawozdania z konferencji: Jabłońska, Marlena. „Wiosenne Spotkania Archiwalne II. «Public relations w archiwach» Toruń, 9–10 V 2008 r.” Archiwista Polski 13, nr 2 (2008): 96–102 oraz Roman, Wanda K. „Archiwista – jak go widzą?”. Głos Uczelni 17 (33), nr 9 (2008): 21.

III. Standardy edukacji i zawodu archiwisty
Toruń, 20 i 21 maja 2009 r.

Sprawozdanie z konferencji: Mróz, Dorota. „III Międzynarodowa Konferencja Archiwalna z cyklu «Wiosenne spotkania archiwalne»: «Standardy edukacji i zawodu archiwisty», Toruń 20–21 maja 2009”. Archiwista Polski 14, nr 3 (2009): 93-5.

IV. Zarządzanie dokumentacją i archiwami
Toruń, 1 i 2 czerwca 2011 r.

Sprawozdania z konferencji: Jabłońska, Marlena. „Inauguracja jubileuszu 60-lecia toruńskiej archiwistyki”. Rocznik Toruński 38 (2011): 277-81 oraz Pepłowska, Katarzyna. „Obchody 60-lecia toruńskiej archiwistyki”. Archiwista Polski 17, nr 2 (2012): 101-10.

V. Dziś i jutro dokumentacji elektronicznej w instytucji
Toruń, 29 i 30 maja 2014 r.

Z zaproszenia

Instytut Historii i Archiwistyki UMK oraz Zakład Zarządzania Dokumentacją i Informacji Archiwalnej organizują w dniach 29–30 maja 2014 r. V Wiosenne Spotkania Archiwalne. W tym roku tematem naszego spotkania jest „Dziś i jutro dokumentacji elektronicznej w instytucji”. Partnerem tego przedsięwzięcia jest Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji a swoim patronatem objął ją Prezydent Miasta Torunia.

Nie ulega wątpliwości, że postępowanie z dokumentacją elektroniczną należy do najistotniejszych problemów współczesnej rzeczywistości kancelaryjno-archiwalnej. Dokumenty w formie cyfrowej powszechnie powstają już w polskich urzędach. Niebawem – równie powszechnie – będą gromadzone, przechowywane, opracowywane i udostępniane przez archiwa w naszym kraju. Dlatego postanowiliśmy zainspirować dyskusję nad perspektywami informatyzacji współczesnych instytucji, obserwowanymi z punktu widzenia zarówno aktotwórców, jak i archiwistów. Dzięki temu w programie naszej konferencji znalazły się wystąpienia pracowników Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, terenowych organów ogólnej administracji rządowej i samorządowej, przedstawicieli administracji archiwalnej i szkół wyższych.

Sprawozdanie z konferencji: Niedźwiedzka, Magdalena. „V Wiosenne Spotkania Archiwalne «Dziś i jutro dokumentacji elektronicznej w instytucji»”. Archiwa – Kancelarie – Zbiory, nr 5 (7) (2014): 201–6. https://doi.org/10.12775/AKZ.2014.012.

VI. Zarządzanie dokumentacją w badaniach naukowych, dydaktyce i praktyce
Toruń, 21 i 22 kwietnia 2016 r.

Z zaproszenia

W 1984 r., w wydanym przez Międzynarodową Radę Archiwów „Dictionary of archival terminology/Dictionaire de terminologie archivistique”, podane zostało pojęcie terminu „records management”. Tłumacząc je – niezupełnie dosłownie – na polski należy uznać, że w poł. lat 80. XX w. termin oznaczał dział ogólnego zarządzania administracyjnego, którego celem ma być osiąganie efektywności w postępowaniu z dokumentacją w ciągu całego jej cyklu życiowego. Tak rozumiane zarządzanie dokumentacją jest elementem polskiej rzeczywistości nie od dziś. Czyż nie można uznać za przejaw zarządzania dokumentacją wydzielenia z libri inscriptionum Metryki Koronnej serii ksiąg poselskich, utworzenia sigillat i ksiąg kanclerskich? Bo przecież reforma Kilmansegga, która objęła galicyjskie urzędy na początku XX w. i reorganizacja biurowości polskich urzędów administracji rządowej niemal 30 lat później, były nimi na pewno.

VI Wiosenne Spotkania Archiwalne, które odbędą się w Toruniu 21 i 22 IV 2016 r., chcielibyśmy poświęcić właśnie problematyce zarządzania dokumentacją. Od końca lat 80. XX w. obserwujemy coraz większe wysiłki polskich aktotwórców szukających ekonomiki i skuteczności w postępowaniu z dokumentacją utrwaloną na różnych nośnikach. Zarządzanie dokumentacją stało się przedmiotem refleksji uczonych wielu ośrodków naukowych w Polsce. Od 10 przynajmniej lat staramy się uczyć zarządców dokumentacji. Nadszedł czas na swoisty remanent i dlatego tematem najbliższego spotkania z cyklu uczyniliśmy Zarządzanie dokumentacją w badaniach naukowych, dydaktyce i praktyce.

Sprawozdanie z konferencji: Pepłowska, Katarzyna. „VI Wiosenne Spotkania Archiwalne «Zarządzanie dokumentacją w badaniach naukowych, dydaktyce i praktyce», Toruń, 21–22 kwietnia 2016 r.” Archiwa – Kancelarie – Zbiory, nr 7 (9) (2016): 165–72.
https://doi.org/10.12775/AKZ.2016.010.

VII. Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia
Toruń, 24–25 maja 2018 r.

Z zaproszenia

Wypracowane i przyjęte przez Międzynarodową Radę Archiwów pojęcie „records management” wskazuje na dział zarządzania administracyjnego, którego celem jest osiąganie ekonomiki i skuteczności w tworzeniu, przechowywaniu i rozmieszczaniu dokumentacji w ciągu całego jej cyklu życiowego. Wspomniane w definicji dążenie do efektywności w postępowaniu z dokumentacją w naturalny sposób prowadzi zarządców do wyszukiwania barier, które należy przełamać. Mogą nimi być źle zaprojektowane pomoce kancelaryjne, ale także zmienność regulacji prawnych, nieracjonalny i nieprzejrzysty podział zadań między pracownikami. To tylko kilka przykładów z długiej listy czynników ograniczających efektywność pracy z dokumentacją.

W kontrze do barier i ograniczeń stoją możliwości, które stymulują proces postepowania z dokumentacją. Niech przykładem będzie ład wewnętrzny w organizacji, rozsądne wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań technicznych czy zbudowanie właściwych relacji wśród pracowników.

Zarządzanie dokumentacją jest działaniem wymagającym stosowania interdyscyplinarnych narzędzi. Mówiliśmy już o tym na VI Wiosennych Spotkaniach Archiwalnych. Tym razem chcielibyśmy zaprosić Państwa do przeprowadzenie przeglądu ograniczeń i możliwości, w zarządzaniu dokumentacją dostrzeganych oczyma uczonych różnych dyscyplin naukowych.

Sprawozdanie z konferencji: Smoczyński, Marcin. „VII Wiosenne Spotkania Archiwalne «Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia». Toruń, 24–25 V 2018 r. Archiwa – Kancelarie – Zbiory, nr 9 (11) (2018): 281–8. https://doi.org/10.12775/AKZ.2018.017.

VIII. Dobre praktyki zarządzania dokumentacją
Toruń, 20 i 21 maja 2021 r.

Z zaproszenia

W otaczającej rzeczywistości nie raz słyszy się o „dobrych praktykach”. I w literaturze przedmiotu, i potocznie, termin ten bywa rozumiany różnie, choćby jako działania „przynoszące konkretne i pozytywne rezultaty oraz zawierające w sobie pewien potencjał innowacji” czy „optymalne sposoby wykonywania pracy”. Identyfikując je w konkretnych działaniach, liczy się na możliwość zastosowania ich przez inne instytucje i organizacje. Ważne by dawały szansę także tam osiągnąć skuteczność czy zwiększyć wydajność.

Przedmiotem tegorocznych Wiosennych Spotkań Archiwalnych chcielibyśmy uczynić właśnie dobre praktyki w zarządzaniu dokumentacją. Mamy nadzieję, że uda się nam zachęcić Państwa do sformułowania uwag ogólnych, choćby na temat czynników wspierających projektowanie działań uznanych za dobre praktyki. Wszak szukać ich możemy m. in. w obowiązującym prawie, systemie edukacji, archiwistyce czy dziedzinie archiwalnej. Liczymy także na głosy bardziej szczegółowe, które analizując rozwiązania stosowne w instytucjach i organizacjach – w przeszłości i współcześnie – zidentyfikują i wskażą wypracowane tam dobre praktyki.

Sprawozdanie z konferencji: Józefiak, Piotr. „«VIII Wiosenne Spotkania Archiwalne: Dobre praktyki zarządzania dokumentacją», Toruń, 20–21 maja 2021 r.” Przegląd Archiwalno-Historyczny 8 (2021): 304–8 oraz Pepłowska, Katarzyna. „VIII Wiosenne Spotkania Archiwalne: «Dobre praktyki zarządzania dokumentacją». Toruń, 20–21 maja 2021 r.” Archiwa – Kancelarie – Zbiory, nr 12 (14) (2021): 203–6. https://doi.org/10.12775/AKZ.2021.011.

IX. Dokumenty w postaci elektronicznej. Problemy zarządzania
Toruń, 11 i 12 maja 2023 r.

Z zaproszenia:

Dokumenty w postaci elektronicznej pojawiły się w naszej codzienności w końcu XX w. Ich coraz szersze wykorzystywanie przez organizacje wiązało się m.in. z nadziejami na usprawnienie technicznej strony szeroko rozumianego procesu decyzyjnego, podniesienie efektywności pracy biurowej i sprawności archiwów bieżących. Pierwsze lata doświadczeń z tą nowoczesną dokumentacją pokazały, że także w jej przypadku konieczne jest stworzenie szczelnych ram prawnych, wypracowania jasnych procedur postepowania i dobrych praktyk. Po raz kolejny okazało się, że wdrożenie nowoczesnych rozwiązań cyfrowych musi zachodzić w sposób przemyślany i celowy, aby w pełni wykorzystać pełny potencjał e-dokumentów.

Przedmiotem tegorocznych, IX Wiosennych Spotkań Archiwalnych uczyniliśmy właśnie dokumenty w postaci elektronicznej w perspektywie całego ich cyklu życiowego. Uznajemy za ważne poznanie mechanizmów postępowania z nimi, nie tylko w kancelarii, ale także w archiwum bieżącym i historycznym. Istotne są dla nas różnorodne konteksty w jakich e-dokumenty się pojawiają, w szczególności: prawny, edukacyjny, historyczny i archiwalny.

Jesteśmy otwarci na refleksje zarówno o charakterze teoretycznym, jak i praktycznym, a zwłaszcza na doświadczenia tych, którzy w codzienne pracy stykają się z e-dokumentem: urzędników, zarządców dokumentacji, koordynatorów czynności kancelaryjnych i archiwistów. Do dyskusji zapraszamy także przedstawicieli świata naukowego.